How to Decline a Vendor Proposal in English

Відхилення пропозиції постачальника — це невеликий документ, який може бути написано неправильно: надто нечітко, і постачальник буде продовжувати спілкування з вами протягом місяців, припускаючи, що двері досі відкриті; надто тупо, і це може призвести до розриву відносин, які ви, можливо, справді хочете пізніше, з іншим продуктом або в інший час. Англійська, яка тут працює, чітко говорить про причину, ясно, що рішення остаточне, і залишає вузьке, чесне відкриття тільки якщо воно справді існує.

Ключовий словник

** Останній варіант рішення ** — явне повідомлення про те, що процес оцінки завершено і рішення не чекає на подальший перегляд, що запобігає тому, щоб постачальник розглядав ваше повідомлення як ще один раунд переговорів. “Я хочу, щоб було ясно, що це рішення є остаточним для цього циклу оцінки — ми завершили наш перегляд і вибрали інше рішення, тому це не запрошення для переглянутої пропозиції в цей час.”

** Конкретна причина оцінки ** - конкретна, фактична причина для рішення, пов’язана з критеріями оцінки, а не з неясним “це не правильна відповідь”, яка поважає час продавця і дає їм щось чесне, щоб діяти.

• “Особливою причиною, чому ми не продовжили, є те, що параметри експортування даних вашої платформи не відповідали нашим вимогам щодо синхронізації у реальному часі, що було важким вимогою для цього проекту, а не приємним.” *

** Умовне відновлення ** — вузький, чесний висновок про те, що слід змінити для того, щоб розмову було переглянуто, включено лише у разі, якщо це справді так, оскільки хибне умовне відновлення просто затримує чисте ні.

• “Якщо експорт у реальному часі стане доступним на вашій дорозі, я буду відкритий до перегляду цього для майбутнього проекту — але я не хочу стверджувати, що це неминуче, оскільки я не маю доступу до вашої хронології дорожньої карти.” *

** Професійне закінчення ** — короткий, ввічливий останній рядок, який завершує повідомлення без запрошення до подальших дискусій, відрізняється від ввічливості, яка випадково відкриває розмову знову. ” Ще раз дякую за час, який ваша команда вклала у демо і пропозицію — я знаю, що це справжні зусилля, і я хотів дати вам чітку відповідь, а не залишити це без уваги.”

Звичайні фрази

• «Після завершення нашої оцінки, ми вирішили не рухатися вперед з [продавцем / продуктом] в цей час»
• «Щоб бути конкретним про причину, [конкретний критерій оцінки] був вирішальним фактором»
• «Я хочу, щоб було ясно, що це рішення є остаточним для поточного циклу оцінки»
• «Якщо [спеціфічний, справжній стан] зміниться в майбутньому, я буду відкритий до перегляду цього — хоча я не можу говорити про вашу хронологічну дорожню карту»
• Дякую за час і зусилля, які ваша команда вклала в цю пропозицію»

Приклади висловлювань

Відкриває повідомлення з рішенням, яке ясно сказано, а не закопано:

• “Дякуємо за докладну пропозицію і демонстрацію минулого тижня. Після завершення нашої оцінки, ми вирішили не продовжувати з [продуктом] для цього проекту. ”*

Надавайте конкретні, чесні причини замість нечіткого відхилення: “Рішучою причиною було встановлення цін на наш очікуваний обсяг використання — ваш корпоративний рівень поставив би нас приблизно на 40% над бюджетом для цього проекту порівняно з альтернативою, яку ми обрали.”

Закривається чисто, без неправильного відкриття або непотрібної жорсткості:

• “Це рішення є остаточним для поточного проекту, тому я не хочу залишати двері відкритими там, де їх немає. Це сказав, я цінував реакцію команди на протязі, і я буду тримати вас в пам’яті, якщо цінова структура зміниться в майбутньому. “*

Професійні поради

• Заявіть останність рішення на початку повідомлення, а не в кінці — продавець, який має прочитати три абзаци, щоб дізнатися «ні», часто буде продовжувати натискати на припущення, що це все ще обговорюється.
• Надавайте конкретну причину оцінки, коли ви можете — це більше шанобливо до їхніх зусиль, ніж загальне «не підходить», і це дає їм точну інформацію для власного розвитку продукту.
• Включайте ** умовне відновлення ** тільки тоді, коли це справді правда - ввічливе, але хибне “можливо в майбутньому” є кращим в даний момент, але призводить до повторних, небажаних подальших дій вниз по лінії.
• Тримайте професійне закінчення коротким і теплим, не суперечачи «ні» — дякувати їм за їх час є відповідним; обмеження самого рішення в тому ж реченні підриває ясність, яку ви працювали, щоб встановити.
• Надіслати відмову негайно, як тільки рішення буде фактично прийнято — продавець, який залишився чекати тижнями після того, як ваше внутрішнє рішення буде завершено, приймає мовчання як знак того, що угода все ще жива.

Практичні вправи

1. Напишіть вступне речення для листа з відмовою, у якому буде чітко вказане рішення у перших двох реченнях.
2. Напишіть конкретну причину оцінки для відхилення гіпотетичної пропозиції постачальника, уникаючи нечіткого «не підходить»
3. Напишіть заключне речення, у якому ви подякуєте продавцю, не відкриваючи випадково переговорів знову.

Наприклад, слово «навигація» має значення «навигація за обраними маршрутами»

Відмовитися від пропозиції продавця - це не просто сказати «ні». Це делікатний акт професійного спілкування, особливо коли справа доходить до команди продажів, які часто інвестують в їх пропозиції. Для людей, для яких англійська мова не є рідною, оволодіння точним словником і фразами може значно зменшити нерозуміння і забезпечити, щоб ваше рішення було прийнято з повагою і чітко. Ключ полягає в переході від реактивної позиції («ми не потребуємо цього») до проактивної, зосередженої на описі * чому * ви відмовляєтеся, демонструючи увагу до їх часу і, можливо, пропонуючи альтернативні підходи - якщо це необхідно.

Однією з поширених пасток є використання надто грубих слів, наприклад, «Це недостатньо добре». Замість цього зосередьтеся на вираженні факторів, які призвели до вашого рішення. Фрази на зразок « Після ретельної оцінки пропозиції [Назва виробника] з огляду на наші поточні пріоритети » або « Після ретельної оцінки відповідності їхнього рішення нашому технічному стеку » звучать набагато професійніше і демонструють, що ви серйозно розглядали пропозицію. Аналогічно, не слід говорити « Ми не зацікавлені ». Спробуйте « Хоча ми цінуємо вашу докладну презентацію, ми визначили, що запропонований [Назва виробника] розв’ язок не відповідає нашим невідкладним вимогам » — це підкреслює цінність без зобов’ язання. Інша корисна фраза, яку слід включити, це « На цьому етапі », яка ввічливо підтверджує обговорення, одночасно твердо заявляючи про ваше рішення.

Розгляньте, як ці фрази можуть проявитися в різних каналах комунікації. Повідомлення Slack, що відхиляє запит на демо-версію від постачальника, може бути таким: «Дуже дякую за пропозицію демо-версії, [Ім’я контакту постачальника]. Після перегляду матеріалів, на даний момент, ми вирішили продовжити з нашим існуючим рішенням. Ми вдячні вам за те, що звернули на це нашу увагу!» І навпаки, у описі Запиту на витягування, який пояснює, чому запропонована інтеграція не приймається, вказати « Технічна архітектура, яку ми представили, не безшумно інтегрується з нашим встановленим механізмом мікросервісів », набагато більш вплине, ніж просто сказати « Це не спрацює ». Це демонструє розуміння основних питань і підсилює ваш процес прийняття рішень.

Нарешті, пам’ятайте, що надання короткого відгуку - якщо це відповідно і справді корисно - може пом’якшити відхилення. Щось на зразок “Ми були особливо вражені [спеціфічним позитивним аспектом їх пропозиції], але в кінцевому підсумку, ми рухаємося вперед з іншим підходом” показує, що ви цінуєте їхні зусилля, зберігаючи ясність щодо вашого вибору. Це не зобов’язує вас надавати обширні коментарі, просто невелике підтвердження їх інвестицій.