How to Explain a Cost Overrun to Finance in English

Пояснення того, чому хмарний рахунок вийшов за межі бюджету, є однією з найбільш незручних розмов, які інженерна команда має з фінансами, і це погіршується через неточну або надто технічну мову, яка залишає зацікавлених осіб більш збентеженими, ніж заспокоєними. Фінансові команди не повинні розуміти внутрішні механізми автоматичного масштабування, але їм потрібна чітка, чесна інформація про те, що сталося, чому, і які зміни відбудуться в майбутньому. Цей пост охоплює словниковий запас і фрази, які перетворюють розмову про перевищення витрат на переконливу, дієву дискусію, а не на оборонну.

Ключовий словник

** Перевищення витрат ** — сума, на яку фактичні витрати перевищують бюджетну або прогнозовану суму за вказаний період. “У нас був перевищення витрат приблизно $ 40,000 в минулому кварталі, зосереджений майже повністю на наших витратах на зберігання даних.”

** Драйвер витрат ** — конкретний фактор або послуга, відповідальна за значну частину витрат, використовується для пояснення, куди насправді йдуть гроші.

• “Главным фактором, повлиявшим на стоимость в этом квартале, стало резкое увеличение расходов на передачу данных после запуска новой аналитической панели.” *

** Відхилення від прогнозу ** — розрив між тим, що було передбачено у бюджетному прогнозі, і тим, що насправді сталося, виражений у сумі або відсотках. “Наша відхилення прогнозу було на 18% вище плану, в основному через недооцінку зростання обсягу зберігання.”

** Економіка одиниць ** — вартість і прибуток, пов’ язані з однією одиницею бізнес- діяльності, наприклад, вартість на клієнта або вартість на транзакцію, використовуються для контекстуалізації сирих цифр витрат. “Наша економіка насправді поліпшилась — вартість на активного користувача впала на 12%, хоча загальні витрати зросли, тому що ми зростали швидше, ніж витрати.”

** Приписування витрат ** — процес призначення витрат на хмару конкретній команді, продукту або функції, відповідальній за це, зазвичай за допомогою міток і звітів.

• “Краще приписування витрат дозволило нам встановити, що одне фонове завдання становило майже третину перевищення.” *

** План ліквідації ** - конкретний набір дій, запропонованих для повернення витрат у відповідність з бюджетом. “Наш план усунення помилок включає в себе зміну розміру екземплярів бази даних і додавання бюджетних попереджень до того, як ми досягнемо 80% щомісячного розподілу.”

** Темп виконання** — поточний темп витрат, що передбачається на довший період часу, наприклад, річне відображення місячних витрат для оцінювання річних витрат. “При теперішніх темпах, ми перевищимо річний бюджет до вересня, саме тому ми вирішуємо це зараз, а не чекаємо.”

Звичайні фрази

• «Перевищення було сконцентровано в одній конкретній області, не розподілене рівномірно по всій нашій інфраструктурі»
• «Ось основний чинник витрат, і ось план, як його контролювати»
• «Наша економіка все ще покращується, навіть якщо загальні витрати збільшилися»
• Ми впізнали це через наш щомісячний огляд витрат і вже реалізуємо план відновлення
• «При теперішньому темпі роботи, ми прогнозуємо, що повернемось до бюджету до наступного кварталу»
• Ми додали теґи приписування, щоб цей вид перевищення був видимий раніше наступного разу»

Приклади висловлювань

Пояснення перевищення у фінансовому огляді: *“Наші витрати на інфраструктуру перевищили бюджет на 22% в цьому кварталі. Основним чинником, що впливає на вартість, була нова функція, яка генерувала значно більше передачі даних, ніж ми очікували під час планування. Ми вже визначили конкретну службу, яка відповідає за це, і маємо план усунення на місці, який я можу пройти»

Запевняючи зацікавлених осіб, що ситуація під контролем:

• “Я хочу, щоб було ясно, що це перевищення було виключено для однієї служби, і ми виявили його протягом двох тижнів через наш регулярний моніторинг витрат, а не наприкінці кварталу. Ми вже зменшили вартість цієї послуги на 35% за рахунок правильного розміщення екземплярів, і ми очікуємо, що будемо повністю в межах бюджету до наступного місяця. ”*

Пропозиція зміни процесу, щоб запобігти повторенню: “Щоб уникнути повторення цього кварталу, ми пропонуємо ввести попередження про бюджет, які запускаються при 80% місячного розподілу, разом з обов’язковим переглядом витрат перед запуском будь-якої функції, яка, як очікується, значно збільшить обсяг даних. Це повинно дати фінансову видимість, перш ніж витрати стануть несподіванкою.”

Професійні поради

• Завжди називайте конкретний ** драйвер вартості **, а не описуйте перевищення нечітко, як “хмарні витрати зросли” - фінансові зацікавлені сторони довіряють специфікі, а неясність читає як відсутність контролю.
• Спаруйте цифру перевищення з ** економікою одиниць **, коли це можливо - зростання загальної вартості разом з падінням вартості на клієнта розповідає дуже різну, часто заспокоювальну, історію.
• Представте ** план усунення ** у тій же розмові, що і сам перевищення — пояснення проблеми без плану запрошує більше огляду, а не менше.
• Використовуйте “ми виявили це”, щоб описати, як було виявлено проблему — це показує, що процес моніторингу працює, навіть якщо відбулося перевищення.

Практичні вправи

1. Напишіть три речення, у яких пояснюється перевищення витрат, спричинене несподіваним піком обсягу трафіку, включаючи причину перевищення витрат і крок по усуненню перевищення.
2. Сформулюйте дворечення, щоб запевнити фінансового директора, що одноразове перевищення не відображає тенденцію, використовуючи термін « рівень виконання »
3. Поясніть, в двох реченнях, чому економіка одиниці може бути більш корисним показником, ніж загальні витрати, коли обговорюються витрати з фінансами.

Національна мова: мова мовлення — мова мовлення

Ефективне повідомлення про перевищення витрат не просто про заяву про число; це про передання * чому * це число вище, ніж очікувалося. Для не рідних англомовних носіїв, це може бути особливо складним завданням, коли справа доходить до фінансових команд, які часто працюють на точній термінології і вимагають дуже детального розуміння технічних інвестицій. Ключовим є те, щоб вийти за рамки простого висловлювання «виплати зросли». Натомість, вам потрібно сформулювати ситуацію таким чином, щоб продемонструвати відповідальне управління ресурсами і врівноважити їх з бізнес-целями.

Розглянемо звичайний сценарій: ви виявили несподіване збільшення викликів функцій AWS Lambda, що призводить до більших обчислювальних витрат. Просте пояснення, наприклад, «Лембда-затрати занадто високі», ймовірно, викликає негайні питання про те, чому це відбувається, потенційно зосереджуючись виключно на сирій доларовій цифрі без розуміння основних драйверів. Фінансові фахівці потребують контексту і обґрунтування. Вони будуть шукати розбіжності в тому, що змінилося - можливо, нова функція, запущена зі збільшенням трафіку, або оптимізація, яка випадково створила більший попит. Використання точної мови показує, що ви ретельно розслідували проблему.

Інша ситуація виникає при перегляді запитів на захоплення, що вводять нову мікросервіс. Коментар на кшталт “Ця послуга коштує нам грошей” є надто неочевидним. Замість цього спробуйте: «Збільшення використання цієї мікросервісу, як спостерігалося в метриці CloudWatch (зокрема виклики Lambda зросли на 35% з часу розгортання), призвело до додаткових $ 120 / місяць в обчислювальних витратах. Ми визначили потенційну можливість оптимізації - кешування часто доступних даних для зменшення небажаної частоти викликів - яку ми розглянемо в наступній ітерації. “Зауважте, як це включає конкретні назви метрики, відсотки і запропоноване рішення. Цей рівень деталізації демонструє технічне розуміння і активне вирішення проблем, запевняючи фінанси, що ви берете на себе відповідальність.

Нарешті, при описі перевищення вартості в описі Pull Request: «Ця PR вводить нову кінцеву точку API для розширеного відображення користувача. Початкові оцінки передбачали помірне використання; проте, моніторинг після розгортання виявляє значно більший обсяг трафіку (приблизно 15 000 запитів / день), що обумовлено недавньою маркетинговою кампанією. Це призвело до неочікуваного зростання вартості Azure SQL Database на 875 доларів на місяць через збільшення часу виконання запитів. Ми почали досліджувати стратегії для оптимізації запитів бази даних і досліджувати варіанти для динамічного масштабування наших обчислювальних ресурсів. “Використання “збільшення обсягу трафіку” і “непередбачуваного” чітко підкреслює відхилення від початкових прогнозів, фразу, яку фінансові фахівці легко розуміють.