How to Push Back on an Unrealistic Deadline in English

Відкладання терміну є однією з найскладніших розмов у технологіях — якщо ви кажете замало, то зобов’язуєтеся зробити щось, чого не можете виконати; якщо говорите занадто прямо, то звучатимете несприйнятливо або негативно. Метою в англійській мові є бути прямим щодо обмеження, залишаючись орієнтованим на рішення, тому розмова відчувається як вирішення проблеми, а не опір. Цей підручник містить словниковий запас і фрази, які дозволяють це зробити.

Ключовий словник

** Реалістична оцінка ** — графік, заснований на фактичному аналізі необхідної роботи, на відміну від дати, встановленої без цього аналізу, використовується для перегляду обговорення терміну виконання навколо доказів. “Ось наша реалістична оцінка, заснована на обсязі, який ми переглянули - це приблизно на три тижні довше, ніж початкова ціль.”

** Комбінація ** — явний обмін між конкуруючими пріоритетами (час, обсяг, якість, ресурси), використовується для оформлення розмови про строк як набору варіантів, а не просто відмови. “Ми можемо досягти цієї дати, але це вимагає компромісу — нам потрібно буде вирізати функцію звітів з цього випуску.”

** Позначити ризик ** — активне повідомлення про проблему, перш ніж вона перетвориться на проблему, особливо корисно, якщо ви бажаєте мати попередній запис про проблему з терміном виконання.

• “Я хочу попередити про ризик: з огляду на поточний обсяг, цей термін виглядає дуже коротким, якщо не виділити додаткових ресурсів.” *

Шлях до так — спосіб сказати «ось що має бути правдою, щоб це працювало», переформулювання відкидання як умовної згоди, а не відхилення. “Є шлях до такої дати, але це залежить від завершення проекту до п’ятниці і від того, чи не буде додаткових додатків до обсягу.”

** Контрпропозиція ** — альтернативний план часу, обсягу або ресурсів, запропонований у відповідь на нереалістичне запитання, що показує, що ви ведете переговори добросовісно, а не просто відмовляєтесь. “Замість початкової оцінки у два тижні, ось наша контр- пропозиція: три тижні з поточним обсягом, або два тижні, якщо ми скоротимо функцію експорту.”

Звичайні фрази

• «Засноване на обсязі, який ми переглянули, ось реалістична оцінка, і ось чому вона відрізняється від початкової мети»
• Я хочу попередити про ризик перед тим, як ми погодимося на цю дату
• “Є шлях до так тут, але це залежить від [умови].”
• «Ми можемо вдарити по цій дати, якщо ми готові зробити компроміс на [обсяг / ресурси]»
• «Замість того, щоб просто сказати ні, ось контр-пропозиція, яка наближає нас до початкової мети»
• Чи можемо ми пройти крізь припущення, що стоять за цією датою разом?»

Приклади висловлювань

Попередження на ранньому етапі:

• “Перед тим, як ми публічно погодимося з цією хронологією, я хочу попередити про ризик: оцінювання не передбачає затримок залежностей, а за останній місяць ми мали дві затримки на подібній роботі. Я б хотів побудувати деякі буфери.”*

Предлагаю компромисс:

• “Ми можемо випустити повний набір можливостей до початкової дати, якщо ми готові пропустити додаткове тестування якості, або ми можемо продовжити процес тестування якості і пересунути дату на один тиждень. Я б рекомендував другий варіант, враховуючи те, що поставлено на карту».*

Сделать письменную контрпросьбу: “Враховуючи поточний обсяг, наша команда реалістична оцінка чотири тижні, а не два, що спочатку обговорювалися. Ось шлях до так: якщо ми можемо відкрити панель адміністратора до наступного випуску, ми можемо вдарити тритижневу хронологію для основної функції. “

Професійні поради

• Завжди паруйте відмову з ** даними або обґрунтуванням **, а не просто відмовою — «це здається занадто жорстким» слабше, ніж «на основі подібної попередньої роботи, це зазвичай займає три тижні»
• Надав принаймні одну компенсаційну або контр- пропозицію, а не просто ні — це зберігає вас як співробітника, що вирішує проблеми, а не перешкоду.
• Використовуйте ** « позначити ризик » **, щоб підняти занепокоєння на ранньому етапі і в записі, що набагато менш конфронтаційно, ніж підняття того ж занепокоєння після пропущення терміну.
• Рамкові умови, що використовують ** “шляху до так” ** мови - це сигналізує справжню волю, щоб зробити дату роботи за правильних обставин, а не опір заради самого себе.

Практичні вправи

1. Написати повідомлення з двох речень, у якому буде позначено ризики, пов’ язані з термінами, перед тим, як виконати їх.
2. Створення контрпропозиції, яка пропонує два альтернативних шляхи (така ж область/ пізніша дата або раніше/ скорочена область) для проекту з нереалістичним двотижневим строком виконання.
3. Переписати це тупе відкидання більш дипломатично: “Цей термін неможливий, ми не можемо цього зробити.”

Навигація нереалістичними термінами з точністю — фокус на нюансах

Основне послання цього посту - що ввічливо спростовувати нереалістичні терміни є ключовим для кар’єрного прогресу - підсилюється тут, зосереджуючись конкретно на * нюансах * мови, коли справа доходить до обмежень часу, особливо для тих, хто розвиває свої професійні навички англійської мови. Це не про конфронтацію; це про стратегічне повідомлення вашого розуміння і пропозицію більш реалістичного підходу. Розгляньте наступне: погано сформулований запит може призвести до непорозумінь, марних зусиль і, врешті-решт, пошкодити ваші відносини з зацікавленими сторонами. Ключ полягає в тому, щоб конструктивно висловлювати свої побоювання і демонструвати, що ви цінуєте як успіх проекту, так і свій власний час.

Давайте поглянемо на деякі конкретні фрази і як вони можуть відігратися в різних сценаріях. Поширеною ситуацією є отримання PR- повідомлення з повідомленням: « Розгорніть цю функцію до кінця тижня — критичне для запуску у 3- ю чверті ». Замість того, щоб негайно відмовлятися від чогось на зразок « Це неможливо! », спробуйте більш виміряну відповідь. Ти можеш сказати: “Дякую, що повідомив про невідкладність. Щоб переконатися, що ми забезпечуємо якість і ретельно тестуємо цю функцію до запуску Q3, я б оцінив, що це займе [реалістичні терміни - наприклад, від трьох до п’яти днів] для завершення, включаючи необхідні перегляди коду і QA. Це дозволяє нам ефективно включати будь-який зворотній зв’язок.” Зауважте, що формулювання зосереджено на тому, * чому * запитана хронологія є проблематичною - якість, тестування, включення зворотного зв’язку - а не просто заявляє, що вона занадто коротка.

Інший сценарій передбачає коментар перегляду коду: « Це потрібно об’ єднати якомога швидше. » Відповідною відповіддю тут може бути: « Я розумію, що об’ єднання цього коду є невідкладним. Однак, я виявив [спеціфічні проблеми — наприклад, декілька незначних помилок, що потребують вирішення] і хотів би мати час, щоб ретельно розв’ язати ці проблеми перед об’ єднанням. Чи можемо ми обговорити пріоритетність цих виправлень або трохи продовжити термін, щоб забезпечити стабільний випуск? Швидка відповідь на це питання дозволить мені швидко врахувати ваші побажання. » Знову ж таки, ви визнаєте тиск, але одночасно чітко описуєте свої проблеми і пропонуєте рішення. * Пам’ ятайте *, активність демонструє професіоналізм і відповідальність.

Нарешті, в рамках розмов Slack, короткість важлива, але також важлива ясність. Замість того, щоб просто відповісти «Ніяк!», спробуйте «Ця хронологія здається агресивною, враховуючи обсяг роботи. Я турбуюся про підтримання якості і ретельне тестування. Давайте обговоримо пріоритетність завдань або зміну терміну виконання, щоб забезпечити надійне рішення. » Використання таких фраз, як « відчуває агресію », « турбується про підтримання якості », є м’ якішими, більш професійними способами висловлювати свої застереження. Важливо для не-рідних носіїв практикувати ці вирази - ідеально зі зворотнім зв’язком - щоб збудувати впевненість і плавність в цій критичній області спілкування на робочому місці.