How to Request Sick Leave or PTO in English

Запит на відпустку є одним з найкоротших, але найбільш нервово-розтягуючих повідомлень, які мають писати не рідні носії мови - це має бути коротким, ясним і не надто поясненим. Чи це запланована відпустка, чи хворий день, який викликають о 7 ранку, є невеликий, надійний набір фраз, які покривають майже кожну ситуацію.

Ключовий словник

** Запит на попередній вільний час ** — запланований запит на вільний час, надісланий задовго до дати, зазвичай, з вказанням точних дат і замітки щодо обсягу вашої роботи. “Я подала запит на два тижні в серпні, задовго до кінця терміну, щоб команда мала час спланувати все.”

** Повідомлення про хворобу у той же день ** — коротке повідомлення, надіслане якомога раніше у день, коли ви почуваєтеся погано, у якому повідомляється вашому керівнику про те, що ви не зможете працювати, без необхідності докладного пояснення причини хвороби. “Я написав заяву про хворобу в той же день о 7:30 ранку - якраз достатньо, щоб повідомити свого менеджера перед тим, як вставати, що я не буду в залі.”

** План виконання обов’ язків ** — коротка записка про те, хто буде виконувати ваші невідкладні обов’ язки під час вашої відсутності, за допомогою якої запит на вільний час можна буде безперешкодно схвалити вашому керівникові.

• “Я включив план покриття: [ім’ я] погодився на покриття моєї зміни під час чергування, і я позначив один квиток, який може потребувати уваги, поки я не буду на роботі.” *

** Дата повернення ** — чітко вказує, коли ви повернетесь, щоб не було сумнівів щодо вашої вільної часу. “Я чітко зазначив дату повернення: я буду онлайн у понеділок, 14-го.”

Звичайні фрази

• “Я б хотів запитати [дати] для [відпустки / особистих причин].”
• «Я не почуваюся добре сьогодні і не зможу працювати — я перевірю повідомлення, якщо щось нагальне виникне, але я не очікую бути дуже чуйним»
• “Я впевнюся, що [задача/по телефону/зустріч] буде виконана, поки я не буду вдома.”
• «Я повернуся онлайн на [дата] — щасливий наздоганяти все, що я пропустив тоді»
• «Дайте мені знати, якщо цей час викликає якісь проблеми зі спринтом»

Приклади висловлювань

Коротке, професійне повідомлення про хворобу: “Добрий день — я сьогодні не почуваюся добре і повинен піти на день хворого. Я буду іноді перевіряти Slack на випадок, якщо виникне щось невідкладне, але, ймовірно, я не буду дуже швидко реагувати. [Ім’я] може забезпечити розгортання сьогодні післяобіднім часом, якщо це буде потрібно.”

Запит на передачу сигналу з позначкою:

• “Я б хотів запросити 3-10 жовтня для сімейної поїздки, поданої задовго до того, щоб команда могла спланувати. Я впевнюся, що мої поточні квитки або закінчені, або передані до мого від’їзду, і я напишу коротку записку про передачу за тиждень до цього. ”*

Запит на коротке повідомлення з мінімальним поясненням: *“Щось трапилося, і мені потрібно взяти завтра відпустку - вибачте за коротке повідомлення. У мене немає нічого невідкладного на моїй тарілці, але дайте мені знати, якщо я щось пропустив»

Повернення з відпустки:

• “Я знову в мережі сьогодні після перерви — зараз наздоганяю повідомлення. Якщо щось потребує моєї уваги негайно, не соромтеся пишіть мені безпосередньо.”*

Професійні поради

• Тримайте повідомлення про хворобливі дні короткими — вам не потрібно пояснювати хворобу в деталях; «Я не почуваюся добре» є повною, професійною причиною.
• Щодо запланованого часу відпустки, надішліть запит якомога ** задовго до**, як це дозволяє політика вашої компанії, і завжди вказуйте точні дати.
• Включіть короткий план покриття для будь- чого невідкладного — це полегшить схвалення запиту і покаже вашу увагу до команди.
• Завжди вказуйте чітку ** дату повернення **, навіть у короткому повідомленні про хворобу — це допоможе вашому керівнику планувати вашу відсутність.
• Ви не повинні надавати додаткових відомостей або пояснень щодо відпустки, окрім того, що вимагає політика вашої компанії — достатньо чіткого, ввічливого запитання.

Практичні вправи

1. Напиши заяву про хворобу з двох речень, включаючи зауваження про відповідальність.
2. Подготовить проект заявки на оплату отпуска на один неделю, включая план покрытия.
3. Написати коротке повідомлення « Я повернувся » після повернення з відпустки.

Наприклад, англійська мова: англійська мова для немовлят

Запит на відпустку по хворобі або PTO (оплачуваний відпустку) може бути особливо складним, коли ви все ще розвиваєте свою професійну англійську. Це не просто заява про те, що вам погано; це про передачу правильного повідомлення - такого, яке поважає політику компанії, демонструє відповідальність і підтримує позитивні робочі відносини з вашим менеджером. Часто початкова фраза відчувається жорсткою або надто формальною, що може ненавмисно проектувати зображення небажання спілкуватися. Давайте розглянемо, як пом’якшити ці початкові підходи і збудувати впевненість у тому, що ви можете чітко висловити себе. Ключовим елементом є визнання того, що менеджери часто зайняті і цінують коротке, добре структуроване спілкування. Уникайте нечітких тверджень; замість цього, прагніть до ясності щодо впливу на вашу роботу.

Розглянемо такий сценарій: ви працюєте над запитом на перенесення (PR) і отримуєте коментар від старшого розробника Марка, у якому йдеться: « Цей розділ потребує подальшого перегляду — чи не могли б ви розглянути це питання перед перенесенням? » Негайно після цього, усвідомивши, що у вас болить голова, ви пишете чернетку листа вашому менеджеру Сарі. Поширеною помилкою може бути щось на зразок: «Я хворий і не можу працювати». Це функціонально, але не відповідає контексту і професіоналізму. Замість цього спробуйте: «Привіт, Сара, я хотів би повідомити тебе, що я не почуваюся добре сьогодні — особливо відчуваю головний біль. Я вибачаюся за будь-які перешкоди, які це може спричинити щодо PR [PR номер] і буду держать вас в курсі мого прогресу якомога швидше. Марк сказав, що потрібно продовжити перегляд розділу, і я розгляну це завтра вранці.” Зауважте, що в ній є деякі деталі: визнання PR, вираз жалю і план зменшення впливу.

Інша ситуація виникає в Slack - можливо, ви обговорюєте майбутню зустріч з планування спринту, коли раптово почуваєтеся погано. Коротке, неформальне повідомлення на кшталт «Ух, сьогодні не відчуваю себе добре - треба поспокоїтися» може бути добре наміченим, але недостатнім. Більш гладкою відповіддю було б: «Гей, команда, я збираюся трохи відійти від обговорення планування спринту; у мене раптово почалася нудота. Я перегляну нотатки пізніше і зроблю свій внесок, як тільки почуваюся краще. [Ім’ я] може коротко пояснити мої думки, поки я відновлюся?» Це демонструє розуміння, пропонує рішення (делегування) і підтримує зацікавленість без надмірного пояснення. Пам’ятайте, що навіть короткі фрази, такі як «Я віддаю перевагу відпочинку» або «Я повідомлю вас про мою доступність» можуть значно додати професійного тону.

Нарешті, при запиті передового PTO, фраза є ключовою. Не просто скажіть «Я хочу вихідний день». Замість цього, сформулюйте це проактивно: «Привіт, Сара, я б хотів запросити [дату] як ПТО. Я вже виконав [особливі завдання] і задокументував поступ роботи над [назва проекту]. [Ім’ я колеги] знає про мою роботу і може виконати будь- які термінові запити під час моєї відсутності. » Це показує, що ви організовано, уважно і готові до плавного переходу. Сфокусування на активній комунікації - описуючи ваші кроки для мінімізації перешкод - буде будувати довіру і демонструвати вашу прихильність до вашої команди і вашої ролі.