How to Run a Blameless Retro in English

Запуск справді беззвинуваченої ретроспективи так само важливий для мови, як і для намірів - неправильне формулювання від посередник може закрити чесну дискусію, навіть коли ніхто не мав на меті приписати звинувачення. Англійська дає вам певні інструменти для цього: формулювання питань навколо систем, а не людей, і перенаправлення звинувачуючих коментарів без приниження тих, хто їх зробив. Цей посібник містить словниковий запас і фрази, які допоможуть вам відчувати себе у безпеці під час ретро- ігри.

Ключовий словник

** Бездоганний ** - рамка, де ретроспектива явно фокусується на системах, процесах і умовах, а не на індивідуальних помилках, заснованих на припущенні, що люди приймали розумні рішення, враховуючи інформацію, яку вони мали в той час. “Давайте не будемо викривати — ми дивимося на те, що зробило помилку можливою, а не на те, хто її зробив.”

** Психологічна безпека ** — середовище, у якому члени команди відчувають себе в безпеці, висловлюючи свої побоювання, визнаючи помилки або не погоджуючись без страху покарання або збентеження, що є основною метою, яку має захищати формат безвинності. “Психологічна безпека є причиною, чому ми зберігаємо ретро безвинним — люди діляться справжньою історією тільки тоді, коли вони не бояться наслідків.”

** Системне мислення ** - практика розгляду того, як процеси, інструменти і організаційні структури сприяли результату, а не виокремлюючи рішення однієї людини як “причину” “Застосування системного мислення тут, справжня проблема не в тому, що хтось пропустив крок - це те, що наш процес робить пропуск цього кроку легкою справою, яку можна зробити випадково.”

** Перенаправлення ** — метод сприяння для м’якого керування коментарем звинувачувального тону назад до системного оформлення, без відкидання основної точки зору мовця. “Коли хтось каже “Джон повинен був це вловити”, перенаправляйте за допомогою: “Що б зробило це легше вловити, незалежно від того, хто переглядав?""

** Елемент дії ** — конкретне, власне і обмежене часом завдання, створене з ретро- обговорення, яке перетворює розмову на конкретне поліпшення, а не просто на сеанс роздумів. “Кожна проблема, яку ми піднімаємо, повинна призвести або до дій, або до явного рішення не робити нічого з нею — інакше ретро насправді нічого не змінює.”

Звичайні фрази

• «Давайте розглянемо це з точки зору того, що сталося, а не того, хто це зробив»
• Припустимо, що кожен прийняв розумне рішення з інформацією, яку вони мали в той час
• Що зробило цю помилку можливою, або навіть легкою для вчинення?»
• «Я хочу трохи перенаправити це — який процес за цим, а не індивідуальна дія?»
• «Давайте перетворимо це на пункт дій: що, хто і коли?»
• “Есть что-то, что ты не чувствуешь себя комфортно воспитывать? Це місце для цього»

Приклади висловлювань

Відкрити ретро: *“Перед тим, як ми розпочнемо, коротке нагадування: це бездоганний ретро. Мы предполагаем, что все, кто был вовлечен, приняли разумные решения, учитывая то, что они знали в то время. Наша мета — зрозуміти фактори системи і процесу, а не виокремити когось з них»

Перенаправлення коментаря з покаранням:

• “Я чую розчарування, і я хочу переконатися, що ми його зафіксували — але давайте трохи переформулюємо це: замість « рецензент пропустив це », що у процесі рецензування зробило це легко пропустити? Це те, що ми можемо дійсно виправити».*

Завершення з конкретними подальшими діями: “Ми визначили три фактори, що сприяли сьогодні. Давайте перетворимо верхній елемент — відсутній поріг попередження — на елемент дії. Сара, ти можеш розслідувати це до наступної п’ятниці, і ми переглянемо це в наступному ретро?”

Професійні поради

• Заявляйте про бездоганну рамку явно на початку кожного ретро, навіть з командою, яка робила це багато разів — це скидає тон і дає дозвіл говорити чесно.
• Використовуйте “перенаправлення” мову спокійно і без визначення мовця публічно як того, хто зробив щось не так — мета полягає в тому, щоб змінити рамку, а не виправити людину.
• Завжди закінчуйте повідомлення конкретними елементами дій (власник, термін) замість загальних висновків — «ми повинні краще спілкуватися» не є дієздатним, але «Сара підготує оновлений документ з ескалації до п’ятниці» є.
• Дивитися на непрямої звинувачення, сформованої як «ми», коли це насправді означає «вони» (наприклад, «ми повинні були знати краще», спрямовані на одну команду) - перенаправити його на фактичну системну прогалину.

Практичні вправи

1. Напишіть вступне твердження для ретро, яке встановлює бездоганну рамку в трьох реченнях.
2. Перенаправте цей коментар з обвинуваченням: “Подразнений інженер повинен був рано викликати поліцію”. Переформулюйте його навколо системи, а не особи.
3. Перетворіть цю неясну думку на конкретний пункт дій: « Нам потрібна краща документація »

Національна мова: мова, що не є рідною для населення

Ефективне проведення безвинної ретроспективи не просто сприяє обговоренню; це створює психологічно безпечний простір, де кожен відчуває себе комфортно, ділясь чесністю. Для розробників, чия перша мова не є англійською, тонкі нюанси фразування можуть бути особливо викликом. Легко ненамірно нав’язати звинувачення або створити оборону навіть з добрими намірами. Розглянемо деякі конкретні слова та структури речень, які допоможуть вам створити більш інклюзивне і продуктивне ретроспективне середовище.

По-перше, зосередьтеся на описовій мові, а не на оцінюючих судженнях. Замість того, щоб сказати « Джон не розумів вимог », спробуйте щось на зразок « Давайте дослідимо, як ми можемо забезпечити, щоб кожен мав чітке розуміння початкових цілей завдання, рухаючись вперед ». Зауважте зміну: це стосується процесу і спільного розуміння, а не індивідуальних недоліків. Аналогічно, коли хтось виражає розчарування, уникай фраз на кшталт «Ви повинні були…» або «Чому ви не…», вони по суті є осудженнями. Замість цього використовуйте такі фрази, як « Я розумію ваше розчарування; давайте подивимося, що ми можемо зробити, щоб запобігти цьому в майбутньому ». Інша корисна фраза: « Що сприяло цій ситуації? » Це запрошує до більш широкого дослідження факторів, які сприяли цій ситуації, а не відразу шукати когось, кого можна звинуватити.

Слабке спілкування, яке часто використовується для швидких оновлень і обговорень, також вимагає ретельної орфографії. Отримання повідомлення на кшталт «Це PR потребує більше роботи» може бути інтерпретовано негативно. Краще було б написати: « Дякую за відгук! Чи можете ви розібратися, які області потребують подальшої уваги, щоб я міг ефективно визначити їх пріоритети?» Це демонструє відкритість до поліпшення і прояснює очікування. Під час написання описів запитів на завантаження уникайте виразів, які вказують на помилку. Замість « Виправлено ваду, введену у v2 », спробуйте « Виправлено проблему, виявлену під час тестування, вирішено розбіжність між версією 2 і поточним стабільним випуском ». Ключовим є те, щоб зміни трактувати як * виправлення * або * поліпшення *, а не як виправлення чиїхось помилок.

Нарешті, пам’ятайте, що активне слухання є ключовим. Повторення того, що ви чули, своїми словами — перефразування — демонструє розуміння і дозволяє учасникам виправити будь-які неправильні тлумачення. Наприклад, після того, як член команди поділилася своїм досвідом, ви можете сказати: «Тож, якщо я правильно розумію, головним завданням було [перефразувати їхню думку]? Чи це так?» Цей простий акт може значно зменшити нерозуміння і зміцнити довіру. Практикування цих фраз збільшить вашу впевненість у собі і створить атмосферу підтримки для всіх, хто бере участь у процесі ретроспективного аналізу.