Як написати електронну пошту з підтвердженням видалення даних клієнту англійською мовою

Електронна пошта з підтвердженням вилучення даних знаходиться на делікатному перетині юридичної точності і людського запевнення: клієнт хоче відчувати себе почути і довіряти, що їхні дані дійсно зникли, в той час як компанія повинна бути точною щодо обсягу, строків і будь-яких винятків, необхідних з юридичної точки зору. Неправильно вимовлена англійська в будь-якому напрямку — надто нечітка, щоб бути надійною, або надто клінічна, щоб відчувати, що вона була написана людиною — може підірвати в іншому випадку правильний і відповідний процес.

Ключовий словник

Право на вилучення — законне право, за правилами, такими як GDPR, для особи, щоб запитати про вилучення їх особистих даних, з певними винятками. “Ми пишемо, щоб підтвердити, що ми виконали ваш запит на право на вилучення, поданий 28 червня.”

** Виняток щодо зберігання ** — дані, які згідно з законом або договором повинні зберігатися навіть після вилучення, наприклад, записи розрахунків, необхідні для податкових цілей. “Один виняток з цього правила: ми зобов’язані зберігати дані про ваш остаточний рахунок протягом семи років для виконання податкових зобов’язань.”

** Анонімізація ** — процес вилучення інформації, що ідентифікує запис, так, щоб його більше не можна було пов’ язати з конкретною особою, іноді використовується замість повного вилучення.

• « Журнали використання були анонімізовані, а не повністю вилучено, тобто їх більше не можна пов’ язати з вашим ім’ ям або обліковим записом. » *

** Системи нижнього рівня ** — вторинні системи (резервні копії, платформи аналітики, сторонні процесори), які також можуть мати копію даних і їх слід включити до процесу вилучення. “Ми також підтвердили видалення даних у всіх системах, включаючи наш резервний накопичувач і нашого постачальника маркетингу електронної пошти.”

** Часова шкала підтвердження ** — конкретна дата або вікно, до якого було виконано запит на вилучення, зазначено так, щоб клієнт мав чіткий запис про те, коли це сталося. “Ваші дані були видалені 2 липня, в 30-денний термін, який вимагає законодавство, і це електронне повідомлення служить підтвердженням вашого запису на хронологічній шкалі.”

Підтвердження вилучення

Дорогий [Ім’ я клієнта],

Ми пишемо, щоб підтвердити, що ми виконали ваш запит на вилучення ваших персональних даних, наданий [дата]. Станом на [дата], наступні елементи було назавжди вилучено з наших активних систем:

• Профіль вашого облікового запису, включаючи ваше ім’ я, адресу електронної пошти і адресу для розрахунків
• Ваші збережені параметри і історія активності
• Всі надіслані вами квитки на підтримку, за винятком випадків, описаних нижче

Пояснення збережених винятків

Ми також хочемо бути прозорими щодо одного винятку. За [придатним законом/ регулюванням] ми зобов’ язані зберігати запис вашої останньої операції розрахунку протягом [періоду зберігання], виключно для податкових і бухгалтерських цілей. Цей запис зберігається у системі з обмеженими правами доступу, не використовується для інших цілей і буде автоматично вилучено після закінчення періоду зберігання.

Якщо у вас виникли питання щодо цього винятку або ви бажаєте дізнатися більше про те, як зберігається цей запис, ми з радістю дамо вам докладніші пояснення.

Професійні поради

• ** Вказуйте дату завершення у верхній частині. ** Замовники, які надсилають запити такого роду, часто хвилюються щодо подальшої роботи — чітке « станом на [дата], це було завершено » набагато більше заспокоює, ніж декілька абзаців з м’ якішою мовою.
• ** Вкажіть конкретні категорії (профіль, налаштування, квитки), які було вилучено, а не просто « ваші дані ». ** Назва конкретних категорій показує, що процес був ретельним, і надає користувачеві щось, що можна перевірити, а не лише нечітке запевнення.
• ** Розкривати винятки з зберігання даних, перш ніж клієнт має запитати. ** Добровільне повідомлення про законну причину зберігання запису і про те, наскільки довго, створює набагато більше довіри, ніж якщо клієнти дізнаються про це пізніше і запитують, що ще не було згадано.
• ** Зберігайте теплий, але чіткий тон — не вибачайтеся занадто часто. ** Це рутинний, правильно розглянутий запит, а не помилка; мова повинна бути шанобливою і чіткою, а не оборонною.

Практичні вправи

1. Написати відкритий текст з двох речень, який підтверджує, що гіпотетичний запит на вилучення було виконано, з вказанням певної дати.
2. Напишіть короткий абзац, у якому пояснюється виняток з умов збереження (винайдіть правдоподібну причину) мовою, яку зможе зрозуміти не юридичний читач.
3. Переписати це речення, щоб воно було більш конкретним: « Ми вилучили ваші дані, як було запитано. »

Зв’язані ресурси

• Як написати технічний запис рішення англійською мовою

Навигація нюансів: фрази для чутливих запитів

Будьмо чесними - створення електронної пошти щодо вилучення даних може відчуватися… важко. Це не просто про позначку в полі; це безпосередньо впливає на чиюсь інформацію, і передавання цього з професіоналізмом і емпатією є найважливішим. Для розробників, особливо тих, хто все ще тонше їх професійної англійської, використовувана мова може значно вплинути на те, як сприймається запит. Неправильно сформулированное письмо может вызвать ненужный тревогу или даже юридические осложнения в дальнейшем.

Однією з поширених пасток є використання надмірно технічного жаргону без контексту. Уявіть ситуацію, коли ви переглядаєте опис PR для цього повідомлення електронної пошти з підтвердженням. Колега може запропонувати щось на зразок « Успішно очищено дані користувача з бази даних за допомогою команд SQL DELETE ». Хоча це технічно вірно, але це не заспокоїть клієнта. Натомість, прагніть до ясності і розуміння. Задумайтеся про те, як ви поясните процес комусь поза межами вашої команди — це рівень деталізації, який тут підходить. Аналогічно, повідомлення Slack на кшталт «Видалення даних завершено» є абсолютно недостатнім; в ньому відсутній будь-який людський елемент або підтвердження впливу.

Крім того, розгляньте формулювання навколо * збереження *. Важливо чітко вказати, які дані залишаються доступними і наскільки довго. Фрази на кшталт «всю особисту інформацію було назавжди вилучено» можуть ввести в оману, якщо існують резервні копії. Точнішим – і заспокоюючим – підходом було б: «Ми завершили вилучення даних вашого облікового запису, як було запитано. Будь ласка, зауважте, що згідно з нашою політикою зберігання даних, анонімні статистичні дані про використання можуть зберігатися протягом шести місяців лише для аналітичних цілей. Ця інформація не ідентифікує вас особисто». Це пояснення з різних сторін є важливим, демонструючи прозорість і дотримання правил.

Нарешті, пам’ятайте про силу активного голосу і прямоти. Замість « Дані було вилучено », скажіть « Ми вилучили ваші дані ». Це звучить більш проактивно і відповідально, підкреслюючи обов’ язок виконання запитів клієнтів. Сфокусированность на ваших действиях создает доверие. Це про демонстрацію відповідальності - ключовий елемент ефективного технічного спілкування і професійного взаємодії.