Як писати політику збереження даних англійською мовою

Політика зберігання даних, яка говорить «ми зберігаємо дані за потреби» не дає інженеру нічого, щоб реалізувати - цей посібник охоплює структуру, яка перетворює неясний намір на те, що система може впровадити і аудитор може перевірити.

Ключовий словник

** Категорія даних ** — визначене групування даних з подібною чутливістю і призначенням, наприклад, « записи транзакцій » або « журнали квитків підтримки », використовується тому, що одне загальне правило збереження рідко підходить для всіх типів даних, які зберігаються системою. “Ми не можемо написати одне правило зберігання для «всіх даних» — фінансові записи і маркетингові аналітичні події є різними категоріями даних з абсолютно різними вимогами щодо зберігання.”

** Період зберігання ** — певний, визначений час, протягом якого категорія даних зберігається до вилучення або анонімізації, зазначений як конкретний час, а не залишений відкритим.

• “Журнали тикетів підтримки зберігаються протягом двох років з моменту закриття тикета. Після цього, політика вимагає, щоб вони були вилучені автоматично, а не просто підлягають вилученням, коли хтось до них підходить. ”*

** Правове утримання ** — винятковий процес, який призупиняє звичайне вилучення певних даних, які є предметом судового розгляду, розслідування або регулювання, що потребує перезапису типового періоду зберігання без повного вимикання цього процесу для всіх інших даних. “Ми не можемо дозволити цим даним закінчитися за розкладом — вони знаходяться під юридичним контролем через триваюче розслідування. Правила зберігання потребують способу для флагманів і винятків конкретних записів без впливу на розклад вилучення для всього іншого. ”

** Процедура вилучення ** — конкретний технічний процес, за допомогою якого дані фактично вилучаються після закінчення періоду зберігання, достатньо конкретний, щоб було зрозуміло, чи означає «вилучення» жорстке вилучення, анонімізацію або архівування в холодне зберігання.

• « У правилах зазначено, що ці дані буде « вилучено » після року, але ми ніколи не вказували процедуру вилучення — чи означає це вилучення з головної бази даних, чи їх також слід вилучити з резервних копій і аналітичних експортів? » *

** Власник даних ** — особа або команда, відповідальна за певну категорію даних, відповідальна за забезпечення того, щоб період зберігання даних був реалізований, а процедура вилучення даних була реалізована, а не просто задокументована.

• “Кожна категорія даних у цьому правилі потребує власника даних з назвою. Без нього, періоди зберігання, як правило, існують тільки на папері - ніхто насправді не відповідає за те, щоб процедура видалення працювала. “*

Звичайні фрази

• Які дані взагалі стосуються цього питання?»
• «Який період зберігання для цього, і звідки це число походить?»
• Чи є ці дані під законним контролем, або вони підлягають звичайному видаленню?
• Що ж насправді робить процедура видалення — жорстке видалення, анонімізація або архівування?
• «Хто є власником даних, відповідальним за цю категорію, яка буде застосована?»

Приклади висловлювань

Структурування документа з правилами:

• “Це правило визначає чотири категорії даних: дані облікового запису, записи транзакцій, журнали підтримки і події аналітики. Кожен з них має свій власний період зберігання, процедуру видалення і іменованого власника даних, перерахованих у таблиці нижче. ”*

Вказування процедури вилучення:

• “Процедура вилучення журналів підтримки: записи вилучаються з первинної бази даних і виключаються з наступного циклу резервування. Вони не зберігаються в архівованій або анонімній формі після закінчення періоду зберігання. ”*

Пояснення винятку з закону щодо затримки:

• “Записи транзакцій, зазвичай, зберігаються протягом п’ яти років, але будь- які записи, пов’ язані з активним юридичним утриманням, виключаються з автоматичного завдання вилучення до тих пір, поки утримання не буде звільнено юридичними засобами.” *

Професійні поради

• Розділити дані на конкретні категорії даних замість написання однієї політики для «всіх даних» - різні категорії майже завжди мають різні вимоги щодо зберігання правових і бізнес-вимог, і одне загальне правило або надмірно або недостатньо зберігає щось.
• Зазначте кожен ** період зберігання ** як певну тривалість, пов’ язану з зазначеною причиною — відкритий період зберігання, наприклад, « так довго, як потрібно », не є вимогою і не може бути захистений під час аудиту.
• Вбудовувати явний виняток legal hold у політику і технічний процес вилучення — без нього рутинне автоматичне вилучення може знищити дані, які згідно з законом повинні бути збережені.
• Визначте процедуру вилучення достатньо точно, щоб інженер міг реалізувати її без вгадування — «вилучення» може означати декілька різних речей технічно, і правила повинні вказати, яку з них.
• Назвати ** власника даних ** для кожної категорії — період зберігання без відповідального власника існує лише у документі, а не у системі, яка його насправді використовує.

Практичні вправи

1. Поясніть, чому одне правило зберігання рідко працює для даних всієї системи.
2. Описати, що робить законне утримання і чому воно має переважати над звичайним вилученням.
3. Написати пункт процедури вилучення, достатньо специфічний для інженера, щоб реалізувати.

Навигація нюансів: перспектива розробника на чітку політичну мову

Написання надійної політики зберігання даних не просто про позначку юридичних квадратиків; це про встановлення чітких очікувань щодо того, як дані обробляються в організації. Для не-рідних носіїв англійської мови, технічна мова навколо цього може відчуватися особливо щільною. Будьмо чесними, «зеренна категорізація» або «управління життєвим циклом» - ці фрази звучать вражаюче на папері, але можуть швидко заплутатися, коли намагаєшся перекласти їх на дії. Ключ полягає у прагненні до ясності і точності, уміння, відточене не лише через освоєння словникового запасу, але і через розуміння * контексту * використовуваної мови.

Розглянемо цей сценарій: ви переглядаєте запит на звантаження, надісланий колегою. У описі PR написано: « Впроваджено розширені засоби контролю зберігання даних, засновані на відповідності GDPR і використанні ступеневого підходу до зберігання ». Як рецензент, ви відразу ж усвідомлюєте потребу в більш детальній інформації. Корисною відповіддю може бути: « Дякую за цю роботу! Чи можете ви розібратися, на які конкретні категорії даних спрямовані ці «розширені засоби контролю»? І чи можемо ми побачити, як «пошаровий підхід» перетворюється на фактичні витрати на зберігання і політику доступу? Знання яких вимог GDPR також буде корисним - чи це в першу чергу стаття 5(1) щодо обмеження обробки, чи щось інше?” Зауважте, що формулювання зосереджено на запиті специфіки, а не на прямому критикуванні широкого висловлювання. Це демонструє спільний підхід і спонукає вашого колегу надати більш конкретну інформацію.

Інший приклад: уявіть, що ви пишете повідомлення Slack, щоб повідомити команду про зміни в політиці зберігання даних. Замість простого повідомлення «Оновлена політика зберігання даних», більш ефективним способом комунікації було б: «Команда, ми завершили перегляд нашої політики зберігання даних. Ці оновлення роз’ яснюють, як довго зберігаються різні типи даних і процедури безпечного вилучення, якщо це потрібно. Повний текст документа можна знайти тут: [link]. Будь ласка, зосередьтеся на цій сторінці, щоб ознайомитися зі змінами — особливо зверніть увагу на оновлені визначення « конфіденційних персональних даних » і переглянуті графіки для архівування журналів проектів. У цьому підході використовується більш доступна мова — « поясніть, наскільки довго » замість « періодів зберігання », і чітко вказуються ключові області, які потребують уваги.

Нарешті, при описі вашої роботи у Запиті на завантаження або технічній документації, уникайте надмірно формальних висловлювань. Замість того, щоб сказати « Система буде дотримуватися встановленого розкладу зберігання даних », спробуйте сказати щось на зразок « Цей скрипт автоматично вилучає файли журналу, які були створені більше ніж 90 днів тому, щоб забезпечити відповідність політиці нашої компанії ». Коротші речення і більш прямі мови майже завжди є кращими під час передачі технічної інформації — особливо для різноманітних команд. Пам’ятайте, ефективне спілкування не тільки в тому, щоб використовувати правильні слова; це в тому, щоб вибирати правильний спосіб передачі вашого значення.