Як написати професійне повідомлення про відсутність в офісі для розробників
Як розробник, напишіть чітке повідомлення про відсутність у офісі англійською мовою: дати, контакти для ескалації, передачі за викликом, а також шаблони для свят, конференцій і відпусток за хворобою.
Автоматична відповідь « Поза офісом » (OOO) — це невелике повідомлення, яке виконує велику роботу: воно керує очікуваннями інших людей під час вашої відсутності. Для розробників, це також має показати людям правильне місце для невідкладних технічних питань. У цьому підручнику наведено шаблони і точні визначення англійською мовою, які допоможуть вам написати професійне повідомлення OOO для будь- якої ситуації.
Кожен байт повідомлення має значення
Хороша автовідповідь відповідає на три запитання читача:
- Когда ты вернешься?
- К кому им следует обратиться в этот промежуток времени?
- Що їм робити, якщо це невідкладно?
Если ты ответишь на эти вопросы, то остальное будет просто тоном.
Основні фрази
- “Я зараз не в офісі і повернуся [дата].”
- “Я буду мати обмежений доступ до електронної пошти протягом цього часу.”
- “Для ** терміново **, будь ласка, зв’яжіться з [ім’я] за адресою [ел. пошта].”
- “Я відповіду на ваше повідомлення, коли повернуся.”
- “Дякую за вашу електронну пошту. Я не буду в офісі до понеділка, 23 червня, і не маю доступу до електронної пошти. Якщо щось негайно потрібно, будь ласка, звертайтеся до Марії за адресою maria@ example. com. Інакше, я відповім по поверненні.»*
Стандартний шаблон
Тема: Не в офисе
- Нет, не надо Привіт
- Нет, не надо Дякую за повідомлення. Я зараз не в офісі і повернуся [дата].*
- Нет, не надо
- У цей час я маю обмежений доступ до електронної пошти. Для невідкладних питань, будь ласка, звертайтеся до [ім’ я] ([ел. пошта]). Для виробничих інцидентів, будь ласка, слідуйте нашому процесу за запитом через [link / PagerDuty].*
- Нет, не надо Я відповім на ваше повідомлення якомога швидше після повернення
- Нет, не надо С уважением, [Ваше ім’я]
Специфічна для розробника частина: On-Call Handover
Що робить розробника OOO різним, так це необхідність правильно керувати технічними і виробничими питаннями.
“У разі виробничих інцидентів, будь ласка, зв’ яжіться з інженером за номером телефону PagerDuty, а не пишіть мені електронну пошту — я не побачу електронну пошту, поки не повернуся.” “За питаннями щодо платіжної служби, [колега] прикриває мене, поки я не вдома.”
Будь конкретним щодо того, хто що покриває, щоб люди не чекали на тебе того, чим може займатися колега.
Шаблон для конференції
- « Я беру участь у [конференції] цього тижня і з перервами матиму доступ до електронної пошти. Відповіді можуть бути повільнішими, ніж зазвичай. У разі невідкладних питань звертайтеся до [ім’ я]. Я з нетерпінням чекаю на ваші повідомлення, коли я повернуся за свій стіл [дата].”*
Фраза * « переривчастий доступ » * корисна, якщо ви перевіряєте повідомлення іноді, але не можете пообіцяти швидку відповідь.
Шаблон для хворобливого відпустки
Будь коротким і не перебільшуй.
- « Я не працюю і не перевіряю електронну пошту. Якщо щось не може чекати, будь ласка, звертайтеся до [ім’ я] ([ел. пошта]). Дякую за ваше розуміння.”*
Не потрібно пояснювати хворобу — достатньо “не на роботі” або “у відпустці”.
Тон: теплий, але короткий
| Too casual | Too stiff | Just right |
|---|---|---|
| ”Hey! I’m on holiday, bye!" | "I am hereby unavailable for correspondence." | "I’m out of the office until [date].” |
Це дружелюбний і чіткий. Коротке повідомлення читається як впевнене; довге - як тривожне.
Поширені помилки
- Забувши встановити дату закінчення — “Я скоро повернуся” нікому не допоможе.
- Список резервного контакту ** без повідомлення йому про це**.
- Не залишати ООО включеним після повернення (це підриває вашу репутацію).
- Пообіцяти, що ти “відповідеш негайно після повернення” - “якомога швидше” - безпечніше.
Внутрішня і зовнішня оцінка
Для внутрішніх колег, ви можете бути більш конкретними і неформальними. Для зовнішніх клієнтів, будьте акуратними і уникайте внутрішніх назв інструментів, які вони не розпізнають. У деяких системах електронної пошти можна встановити окремі повідомлення для кожного з цих пунктів — скористайтеся цим пунктом, якщо він доступний.
Внутрішня: “В відпустці до понеділка. Ping #team-backend для будь-чого невідкладного; Сем покриває розгортання.”* Внешний: “Я не буду в офисе до понеділка, 23-го червня. У разі невідкладних питань, будь ласка, звертайтеся до мого колеги Сема за адресою sam@example.com.”
Не забувайте вимкнути його
Встановити нагадування, щоб вимкнути автоматичну відповідь на ваш перший ранковий дзвін. ООО, все еще стреляющее через неделю после вашего возвращения, говорит всем, что вы дезорганизованы.
Професійне повідомлення про відсутність у офісі - це маленький шматочок паперу, який має величезний вплив на те, наскільки організованим ви виглядаєте. Вкажіть дату повернення, назветь резервного контакту, направте питання виробництва на ваш процес за викликом, і будьте теплим і коротким. Зроби це правильно, і люди будуть цінувати твій час, замість того, щоб двічі на день тебе кликати.
Національний гімн: гімн для немовлят
Написання ефективного повідомлення про відсутність в офісі (OOO) має вирішальне значення - це ваше перше враження, коли ви відсутні, і може значно вплинути на те, як ваші колеги сприймають ваш професіоналізм. Крім простого вказування дат, ключовим є надання чіткої інформації, яка мінімізує перешкоди і забезпечує плавне виконання роботи. Давайте розглянемо деякі поширені пастки і як їх вирішити, особливо зосередившись на виборі словникового запасу, який може здатися незнайомим або вимагати ретельного розгляду для носіїв англійської мови, які не є її рідними носієм. Пам’ ятайте, що чіткість є найважливішою; уникайте надто складних фраз, коли достатньо простого спілкування.
Одна з найчастіших проблем виникає під час коментарів перегляду коду. Уявіть, що ви отримали повідомлення від колеги з повідомленням: « Потрібно продовжити дослідження — логічний потік виглядає заплутаним ». Простою відповіддю буде « Поза офісом до [дата] ». Буде адресовано по поверненні» може не повністю передати вашу ситуацію. Замість цього, розгляньте можливість написання повідомлення у вигляді « Я зараз не доступний через особисту відпустку до [дата]. Я повідомив [Ім’ я колеги] про цю проблему — вони можуть продовжити розслідування, поки я не буду на місці, і, якщо це буде потрібно, повідомити про це [Ім’ я старшого розробника]. » Зауважте використання слів « повідомлено » і « повідомити », які є звичайними професійними термінами. Не вагайтеся попросити колегу пояснити все, що ви не розумієте; це набагато краще, ніж робити припущення, що може призвести до непорозуміння.
Повідомлення Slack також вимагають уважно вибраних слів. Поспешне повідомлення на зразок « Завершується до [дата] » може здатися різким. Замість цього спробуйте: « Просто повідомити всім, що я не буду у офісі з [Початкова дата] до [Кінець дати]. [Ім’ я керівника команди] виконує мої обов’ язки і з ним можна зв’ язатися за адресою [Адреса електронної пошти]. » Будь ласка, направляйте їм терміново необхідні запити. » Це демонструє активне спілкування і чітко визначає, з ким звертатися. Аналогічно, коли ви описуєте запит на звантаження, не вказуйте просто « Виправлено ваду ». Краще буде написати: « Впроваджено виправлення для [Опис вади] — це розв’ язує повідомлену проблему, пов’ язану з [Захищена область]. » Тестування триває, і я повідомлю про оновлення після мого повернення»
Наконец, подумай, как ты объяснишь причину своей отсутствия. Хоча чесність цінується, надмірне поділення не є необхідним. «Недобре почуваюся» або «Учасник конференції» цілком прийнятні. Проте, якщо ви бажаєте надати дещо більше контексту, не розкриваючи занадто багато особистих даних, ви можете сказати: « Взяв відпустку з особистих причин і повернеться [дата] ». Спробуйте переконати співробітників у вашій доступності і можливості отримання підтримки під час вашої відсутності, а не зациклюватися на деталях вашої відсутності. Пам’ятайте, що добре сформульоване повідомлення OOO є відображенням вашого професіоналізму і відданості безперервній командній роботі - це показує, що ви розглянули вплив вашого вільного часу і зробили кроки для зменшення будь-яких потенційних перешкод.