Як написати проект Kickoff документ англійською мовою

Документ kickoff, який переходить прямо до списку завдань, не дає команді спільного розуміння того, чому існує проект або як насправді виглядає успіх — цей посібник охоплює структуру, яка дає всім можливість почати з одного розуміння.

Ключовий словник

** Опис проблеми ** — чіткий, конкретний опис проблеми, яку має розв’ язати проект, написаний так, щоб людина, яка не знайома з його тлом, могла зрозуміти, чому проект існує, ще до того, як прочитає одне завдання. “В документі з початку проекту прямо йдеться про те, що «ми створюємо новий поток реєстрації» без жодного повідомлення про проблему — читачі ще не знають, що це тому, що 40% нових користувачів відмовляються від участі на поточному етапі реєстрації.”

** Обсяг** — явне твердження про те, що включено до проекту, і, що так само важливо, що не включено, запобігає тимчасовому розширенню проекту, коли під час виконання з’ являються нові ідеї. “У розділі обсягу слід чітко сказати, що цей проект охоплює лише потоки реєстрації, а не більш широкий перегляд налаштувань облікового запису — інакше обсяг буде майже гарантовано збільшуватися, як тільки люди почнуть помічати сусідні проблеми.”

** Зацікавлена особа ** — особа або команда, яка має безпосередній інтерес до результату проекту, чи то тому, що вони зацікавлені в ньому, чи то тому, що вони повинні схвалити його, чи то тому, що вони роблять свій внесок у нього, визначені явно, щоб ніхто не залишався позаду ключових рішень. “Ми повинні перерахувати команду підтримки як зацікавлену сторону, а не тільки інженерію і дизайн — ця зміна безпосередньо вплине на тікет, який вони обробляють, і виявлення цього після запуску замість до нього можна уникнути.”

** Критерії успіху ** — конкретні, вимірювані умови, які визначають, чи досяг проект своєї мети, зазначені достатньо конкретно, щоб кожен погодився, після факту, на те, чи були вони виконані. “Критерії успіху не повинні просто говорить “покращити впровадження” - це повинно сказати щось, що ми можемо фактично перевірити пізніше, наприклад, “зменшити підписку падіння з 40% до менш ніж 25% протягом восьми тижнів після запуску. ”

** За межами обсягу ** — елементи, які явно виключено з проекту, перераховано поряд з розділом обсягу, зокрема, щоб запобігти повторенню однієї і тієї ж ідеї як передбачуваної вимоги під час виконання. “Додати модифікацію мобільного додатку до списку поза сферою застосування — я вже чув, як це двічі згадували, якби це було включено, і написання цього явно як виключеного збереже нас від повторного обговорення цього пізніше.”

Звичайні фрази

• «Чи дійсно твердження про проблему пояснює, чому цей проект існує, або ж воно приймає цей контекст?»
• Чи це в межах, або ми повинні додати його до списку поза межами явно?»
• Чи ми визначили всіх зацікавлених осіб, чи тільки очевидних?»
• «Чи ці критерії успіху достатньо конкретні, щоб ми погодилися пізніше, чи ми їх досягли?»
• Чи варто це позначати як поза сферою застосування зараз, перш ніж воно знову з’явиться в середині проекту?»

Приклади висловлювань

Відкриття документа з повідомленням про проблему:

• “Слово про проблему: 40% нових користувачів відмовляються від реєстрації на етапі оплати, за даними з останнього кварталу. Ми вважаємо, що це зумовлено заплутаною багатокроковою формою, і цей проект розроблений для вирішення цього конкретного кроку.”*

Визначення обсягу і виходу за обсяг разом:

• “Обсяг: переробка кроку оплати під час реєстрації, включаючи розкладку форми і повідомлення про помилку. За межами сфери застосування: зміни до самої ціни, ширша область налаштувань облікового запису і паритет мобільного додатка - це дійсні майбутні проекти, але не частина цього.”*

Запис вимірюваних критеріїв успіху:

• “Критерії успіху: зменшити відсоток зниження платежів з 40% до менше ніж 25% протягом восьми тижнів після запуску, без збільшення рівня помилок у платіжках. Якщо ми вдаримо по цілі, але кількість помилок зростає, ми розглядатимемо це як частковий успіх, що вимагає подальших дій, а не чисту перемогу. “*

Професійні поради

• Відкрийте з конкретним ** заявою про проблему **, а не описом рішення — читач, який розуміє справжню проблему, може оцінити, чи має пропоноване рішення сенс, в той час як читач, який тільки бачить рішення, має прийняти його на віру.
• Написати ** scope ** як певну межу, а не загальний опис духу проекту — нечітка область застосування є найбільш поширеним джерелом похибок області застосування під час виконання.
• Список всіх відповідних ** зацікавлених осіб ** на початку, включаючи команди, які не були задіяні — виявлення пропущеного зацікавленого учасника в середині проекту, після того, як рішення вже було прийнято, є набагато більш дорогим способом дізнатися, що вони повинні були бути залучені.
• Створити ** критерії успіху ** достатньо вимірюваними і конкретними, щоб їх можна було об’єктивно перевірити пізніше — критерії, які відкриті для інтерпретації, гарантують розбіжності щодо того, чи проект насправді був успішним.
• Підтримуйте явний список ** поза обсягом ** і звертайтеся до нього під час виконання — це найефективніший інструмент для утримання повторюваної ідеї від тихого перетворення на припущену вимогу.

Практичні вправи

1. Напишіть висновок щодо проблеми для гіпотетичного проекту у двох або трьох реченнях.
2. Створити чернетку обсягу і попереднього обсягу для одного і того ж проекту.
3. Напишіть один вимірюваний критерій успіху для проекту.

Наприклад, англ. browsing: перегляд, пошук

Початковий проект вашого проекту — назовемо його « Проект Фенікс » — отримав деякі корисні відгуки під час перегляду. Це не було погано, але деякі члени команди вказували на області, де мова була трохи… формальною, і, можливо, не мала конкретного контексту для тих, хто не був знайомий з цілями проекту. Це неймовірно поширене явище, особливо при переході між культурами або рівнями досвіду в команді. Ключовим моментом тут є не просто переписати для ясності - хоча це важливо - але зрозуміти * чому * певні фрази були позначені і як активно звертатися до цих нюансів у майбутніх документах.

Один повторюваний коментар зосереджений навколо розділу, що описує «Критерії успіху». Спочатку в ній використовувалися такі фрази, як «досягне» і «забезпечить», які, хоча і були технічно коректними, звучали надто прецедентно і створювали непотрібні очікування. Повідомлення Slack від Сари — старшого розробника, відомого своїм прямим відгуком — запропонувало формулювання, яке відчувалося більш співпрацею: «Замість «досягнемо», як щось на зразок «ми будемо намагатися доставити»? Це менше інструкції і більше спільної амбіції. “Ця тонка зміна мови визнає залучення команди в визначенні успіху, а не нав’язування жорсткого стандарту. Аналогічно, під час перегляду коду коментар на проекті PR опису для документа, Марк підкреслив використання «надійного» - термін, який часто використовується в технічних дискусіях, але менш поширений у документації проекту високого рівня. Він запропонував замінити його на «надійний» — більш доступне і легко зрозуміле слово в ширшому контексті мети початку документа.

Крім того, розгляньте силу позитивного оформлення ваших цілей. Замість того, щоб стверджувати, що *не повинно * відбутися («зменшити ризики»), фрази на кшталт «фокус на проактивних стратегіях зменшення ризиків» звучать більш конструктивно і передбачувано. Це особливо важливо при роботі з зацікавленими сторонами, які можуть бути стійкими до змін або відсутності ризику. При описі зацікавлених сторін, уникати надмірно бюрократичних титулів («Головний архітектор») - вибір простіших описів, таких як «Продукт Лідер» або «Маркетинговий Представник» негайно встановлює ясніше розуміння їх ролі. Пам’ ятайте, що стартовий документ — це не просто технічна специфікація; це фундаментальний інструмент комунікації, який визначає тон і очікування для всієї команди проекту. Звертаючи увагу на ці тонкі лінгвістичні зміни і активно шукаючи зворотній зв’ язок, ви можете переконатися, що ваша документація не лише зрозуміла, але і відповідає всім зацікавленим сторонам, сприяючи співпраці і, врешті- решт, сприяючи успіху проекту Phoenix.