Як написати технічну пропозицію відмови англійською мовою

Відхилення технічної пропозиції колеги є однією з найскладніших розмов в інженерії, особливо в письмі, де тон легко неправильно прочитати. Незалежно від того, відкидаєте ви архітектуру RFC, відштовхуєтесь від рішення виробника або кажете колегі, що їх підхід не буде масштабуватися, метою є бути прямим щодо рішення, залишаючись уважним до зусиль, які стоять за ним. Навчання цього регістру англійською мовою допоможе вам чітко висловити свою незгоду, не звучачи при цьому відверто або неопределенно.

Ключовий словник

Pushback — формальне або неформальне заперечення, висунуте проти пропозиції, зазвичай супроводжується конкретними причинами або альтернативними пропозиціями.

• “Ми отримали відмову щодо запропонованої зміни схеми від команди з даних, в основному щодо зворотної сумісності.” *

** Компроміс ** — баланс між двома бажаними, але суперечливими результатами, часто використовується для пояснення того, чому пропозиція не була прийнята, незважаючи на її переваги. “Пропозиція оптимізує швидкість читання, але компроміс у затримці запису не прийнятний для нашого випадку використання.”

** Не- стартер ** — ідея або підхід, який відкидається прямо, тому що він не відповідає критичній вимозі, часто використовується на початку, щоб уникнути тривалих дебатів.

• “Зберігання унікальних даних у вигляді простого тексту не є кращим варіантом, незважаючи на те, що це може підвищити швидкість роботи.” *

** Контр-пропозиція ** — альтернативна пропозиція, запропонована замість відхиленої ідеї, що показує, що відхилення є конструктивним, а не чисто негативним. “Замість повного переписування, ось контр-пропозиція: послідовна міграція протягом двох кварталів.”

** Блокування проблеми ** — особлива проблема, достатньо серйозна, щоб завадити затвердженню пропозиції доки вона не буде вирішена, на відміну від незначного коментаря.

• “Моя блокуюча проблема - це відсутність плану відновлення; все інше тут - гарно, щоб мати.” *

** Сфера дії розширюється ** — тенденція до розширення пропозиції за межі її початкових цілей, часто вказується як причина відхилення або скорочення плану.

• “Ця пропозиція має обсяг поширення — вона почалася як виправлення журналювання і тепер включає повний перегляд спостережливості.” *

** Переглянути ** — переглянути пропозицію пізніше, зазвичай після зміни умов або після того, як стане доступною відсутня інформація. “Давайте відкладемо це на потім і переглянемо це, коли у нас будуть реальні дані про використання з бета-версії.”

Звичайні фрази

• «Я ціную роботу, яка пішла в це, але я не думаю, що ми можемо рухатися вперед з ним, як написано»
• «У мене є декілька блокуючих питань, перш ніж це може бути схвалено»
• Це не збігається з нашим теперішнім архітектурним напрямком»
• Чи можемо ми дослідити альтернативу, яка досягає тієї ж мети з меншим ризиком?»
• Я б хотів затриматися на цьому, поки ми не маємо більше даних
• «Давайте запаркуємо це наразі і переглянемо наступний квартал»

Приклади висловлювань

Відхилення пропозиції з чіткою причиною:

• “Дякуємо за створення цього — логіка, яка лежить в основі кешування, є правильною, але введення нового сховища даних додає до операційних витрат, які ми не можемо підтримувати на даний момент. Я б хотів відхилити цю пропозицію в її нинішній формі і переглянути її, як тільки ми матимемо виділений обсяг інфраструктури. ”*

Зменшення відмови, пропонуючи альтернативу:

• “Я не думаю, що повне розділення мікросервісів є правильним кроком для цього компонента, враховуючи його розмір і те, наскільки тісно він пов’ язаний зі службою розрахунків. Що, якщо ми розпочнемо з вилучення лише логіки сповіщення як перший крок, і переоцінимо після цього?» *

Перенесення відхиленої пропозиції, яка постійно з’ являється: *“Це вже третій раз, коли виник підхід спільної бази даних, і він був відхилений в Q1 через ті ж проблеми з масштабованістю. Якщо щось не змінилося з того часу, я рекомендую нам закрити цю гілочку, а не повторно її судити»

Професійні поради

• Відкривати з підтвердженням зусиль («дякую за те, що склали це разом») перед заявою про рішення — це сигналізує про повагу, а не просто ввічливість.
• Відокремити ** блокування проблем ** від дрібних відгуків, щоб автор точно знав, що слід змінити, а що необов’ язково.
• Якщо можливо, поєднуйте відмову з контр-пропозицією або умовою для перегляду — відмова без шляху вперед має тенденцію відчувати себе особисто.
• Уникайте хеджування мови, наприклад, «може бути» або «я не впевнений, але», коли рішення насправді остаточне — нечіткі відхилення часто знову відкриваються неодноразово.

Практичні вправи

1. Напишіть трьома реченнями відмову від пропозиції колеги щодо введення нової мови програмування у стек, включаючи одну конкретну причину.
2. Сформулювати контр- пропозицію, яка пропонує меншу альтернативу відкинутому переходу на інфраструктуру.
3. Поясніть, в двох реченнях, різницю між «блокуванням занепокоєння» і загальним відгуком на пропозицію.

Наприклад, слово «недовіра» (англ. disbelief) означає «відмова від віри»

Погляньмо правді в очі – не кожна технічна пропозиція буде реалізована, і іноді вам потрібно з повагою відступити. Ключ не в тому, щоб просто сказати «ні», а зробити це таким чином, щоб зберегти співпрацю і продемонструвати обдумане розглядання альтернативних ідей. Нерідні носії англійської часто вважають це особливо складним завдяки нюансам навколо прямоти і формальності. Важливо вийти за рамки буквальних перекладів і зрозуміти чому використовуються певні фрази, зосередившись на передачі поваги і пропонуючи конструктивні альтернативи. Наприклад, фраза «Цей підхід може не бути оптимальним» є набагато більш дипломатичною, ніж просто сказати «Це не спрацює»

Одна з найпоширеніших пасток - це надмірне вибачення. Хоча визнання зусиль за пропозицією добре, повторюючи «Мені шкода» може зменшити вашу точку зору і зробити вас непевним. Замість цього, зосередьтеся на тому, щоб представити свою аргументацію чітко і впевнено. Вивчення фраз на кшталт «Ми повинні розглянути…» або «З нашої точки зору…» сигналізує авторитет, все ще відкриваючи двері для обговорення. Важливо, завжди обґрунтовуйте свою відмову в рамках більш широкої мети - узгодження з цілями команди, мінімізації ризику або оптимізації ресурсів. Наприклад, замість того, щоб сказати: « Ваша графіка виконання нереалістична », спробуйте: « Зважаючи на наші поточні пріоритети і обмеження ресурсів, розширення графіка виконання до такого рівня створить значні труднощі для успішного виконання [назва проекту] »

Іншим цінним прийомом є визнання * позитивних * аспектів пропозиції перед тим, як висловити свої зауваження. Починаючи з чогось на зразок «Це дійсно цікава ідея щодо…» або «Ми дякуємо вам за те, що ви запропонували це…», ви демонструєте, що вислухали і оцінили їх внесок. Це зменшує удар і створює основу для конструктивного діалогу. Потім, плавний перехід до пояснення, чому це неможливо в даний час. Пам’ятай, це про те, щоб запропонувати альтернативний шлях, а не просто закрити первісну ідею. Фрази на кшталт «Проте, ми віримо в більш зосереджений підхід…» або «Щоб забезпечити досягнення наших ключових цілей…» є потужними інструментами для м’якого керування розмовою до більш реального рішення.

І нарешті, завжди закінчуйте на спільній ноті - підкріплюючи свою прихильність до спільної роботи, щоб знайти найкращий результат. Такі фрази, як « Давайте розглянемо деякі альтернативні стратегії » або « Можливо, ми могли б обговорити … » демонструють вашу готовність продовжувати обговорення і знаходити взаємовигідні рішення. Не бійтеся запропонувати подальші дослідження або збір даних, якщо це необхідно - це показує, що ви підходите до проблеми систематично і з справжнім бажання досягти успіху, навіть якщо це вимагає коригування початкових планів. Пам’ятайте, професійна англійська мова - це більше, ніж просто словник; це передавання намірів і будівництво відносин.