Англійська для віддаленої роботи: асинхронне спілкування, віртуальна співпраця і письмова ясність
Практичний посібник з віддаленої роботи англійською мовою для IT-професіоналів — асинхронні моделі спілкування, словниковий запас для віртуальних зустрічей і найкращі практики письмового спілкування.
Віддалена робота тепер є типовою для багатьох інженерів програмного забезпечення, дизайнерів і менеджерів продуктів. Але робота в різних часових поясах і без особистого контакту вимагає інших навичок спілкування. Неоднозначні повідомлення спричиняють затримки. Погано написані асинхронні оновлення марнують час всіх. Цей посібник містить англійську лексику, фрази і шаблони, які роблять віддалену співпрацю ефективною — від повідомлень Slack до етикету відеозв’ язку і письмових оновлень стану.
Асинхронна комунікація (англ. asynchronous communication)
Асинхронне (асинхронне) спілкування означає повідомлення, які не вимагають негайної відповіді. Більшість віддалених команд використовують асинхронне обмін інформацією для більшості своїх комунікацій.
** Асинхронний / асинхронний ** — спосіб зв’ язку, за якого відправник і отримувач не повинні бути доступними одночасно. Електронна пошта, повідомлення Slack, коментарі GitHub і документи Notion є асинхронними. « Я залишив зворотній зв’ язок асинхронним — не потрібно планувати виклик для цього. »
** Блокування проти неблокування ** — питання або завдання ** блокування ** потребує відповіді, перш ніж роботу можна буде продовжити; питання або завдання ** не блокування ** можна відкласти. « Це питання не блокування — відповідайте, коли у вас буде на це час. »
** Гілка ** — це ряд відповідей на певне повідомлення, який використовується для впорядкування розмов. « Залиште цю розмову у гілці, щоб вона не переповнювала канал »
** Попередження** — неформальне попереднє повідомлення про щось. « Просто попередження: у п’ ятницю післяобіддя я не буду доступний через медичну консультацію. »
** FYI (для вашої інформації) ** — поділитись інформацією без очікування відповіді або дії. « Для вашої інформації, сьогодні вночі середовище перевірки буде відключено з метою технічного обслуговування. »
** LGTM (Looks Good To Me) ** — затвердження, особливо на переглядах коду або документів. Широко використовується як відповідь з одного слова. « LGTM — далі і зливайте »
** EOD / EOP ** — Кінець дня / Кінець гри. Поширені позначки строків у асинхронних середовищах. « Чи можете ви підготувати специфікацію до EOD? » « Я надішлю звіт EOP у п’ ятницю. »
** Ширина каналу ** — неформальний термін, що означає здатність когось виконувати більше роботи. « Я не маю достатньої ширини каналу для цього зараз — чи може хтось інший це зробити? » Зауваження: використання « ширини каналу » для позначення людської здатності є неформальним, і деякі команди уникають його.
Використовується для визначення лексичного та граматичного складу
Навіть у віддалених командах, деякі комунікації є синхронними. Знання словникового запасу і етикету для відеозв’ язку допоможе вам безпечно брати участь у відеозв’ язку.
** Stand- up / standup ** — коротка щоденна синхронна зустріч (15 хвилин або менше), під час якої кожен член команди обмінюється оновленнями. Часто це робиться через повідомлення Slack в повністю асинхронних командах. «Наша зустріч асинхронна — ми публікуємо оновлення в #standup до 10 ранку»
** Всеукраїнська зустріч** — зустріч, яка відбувається у всій компанії або команді, на якій керівництво ділиться оновленнями, а члени команди можуть задавати питання. « Всеукраїнська зустріч відбувається у останній четвер кожного місяця. »
** Комната для розмови ** — менша віртуальна кімната для зустрічі, створена у рамках більшої відеозв’ язку, яку використовують для групових обговорень. « Ми розділимося на кімнати для розмови під час роботи над проектом. »
** Ви вимкнено** — найпоширеніша фраза під час віддалених зустрічей. Завжди перевіряйте, чи ввімкнено вимикання вашого мікрофона перед тим, як говорити. « Я вас не чую — ви вимкнено »
** Чи чуєте ви мене? ** — використовується для перевірки звуку на початку дзвінка або після проблеми з з’ єднанням.
** Спільний доступ до екрана ** — показувати дисплей вашого комп’ ютера іншим учасникам. « Чи можете ви показати свій екран, щоб ми могли разом переглянути вашу помилку? »
** Асинхронне обговорення першим** — командна культура, у якій типовим є асинхронне обговорення, а синхронні зустрічі мінімалізуються. « Ми — команда, яка ставить на перше місце асинхронне обговорення — ми плануємо виклики лише тоді, коли нам дійсно потрібні обговорення у реальному часі. »
** Втомлюваність від зустрічей ** — виснаження, спричинене надмірною кількістю відеодзвінків. « Ми змінили наш календар, щоб зменшити втомлюваність від зустрічей — середи тепер не є днями зустрічей. »
Найкращі методи комунікації
У віддалених командах ваш письмовий текст - це ваш голос. Ясне, добре структуроване письмове спілкування є одним з найважливіших навичок для віддалених інженерів.
** Налаштування контексту ** — починає повідомлення з пояснення контексту, отже читачеві не потрібно ставити питання щодо пояснення. « Мені потрібен ваш внесок щодо служби автентифікації (контекст: ми переходимо з JWT на сеанси як частина посилення безпеки Q2) »
** Елемент дії ** — певне завдання, яке було призначено іменованій особі з визначеним терміном виконання. « Елемент дії: @ Maria оновить документацію API до четвертого. »
** TL; DR (Задовго; Не прочитано) ** — коротке резюме, розташоване у верхній частині довгого повідомлення. « TL; DR: випуск затримано на два дні через проблеми з залежностями. Детальніше нижче»
** Оновлення стану ** — структуроване повідомлення про стан виконання завдання або проекту. Правильне оновлення стану включає: інформацію про виконані дії, про поточні дії, про заблоковані дії і про наступні дії.
** Питання для роз’ яснення ** — питання, яке ставиться для розв’ язання неоднозначності перед початком роботи. Запитання про пояснення на початковому етапі запобігає марнування зусиль. « Перед тим, як я почну, прояснюю питання: чи слід цей параметр використовувати як для мобільних пристроїв, так і для стільничних, чи лише для мобільних пристроїв? »
** Підписатись ** — позначає, що ви переглянули і затвердили щось, або що ви завершуєте розмову. « Очікування на ваш підпис перед продовженням ». У британській англійській мові « підписатись » також означає офіційно закінчити спілкування.
** Вікно доступності ** — час, коли віддалений член команди буде доступним для синхронного зв’ язку. « Мій час доступності — 9 ранку — 13 вечора. UTC. Для будь-чого невідкладного поза цими годинами, пишіть мені на Slack і я відповім, коли повернуся»
Написання ефективних повідомлень Slack і електронної пошти
Шаблони структури повідомлень
Віддалені команди розробили правила для структурованих асинхронних повідомлень. Ці шаблони зменшують перенесення вперед і назад:
** Формат запиту на рішення: **
«Тлумачення: [1-2 речення, що пояснюють контекст]. Параметри: [A]… [B]… Моя рекомендація: [A] тому що [причина]. Запит на: ваше схвалення до [дата]»
** Формат блокування: **
“Я заблокований на [задачі] через [причину]. Мені потрібна [конкретна річ] від [особи], щоб продовжити. До того часу, я буду працювати над [альтернативним завданням]»
** Формат оновлення: **
« Оновлення стану [проекту]: Виконано: [завершені елементи]. » У процесі: [поточні роботи]. Далі: [майбутня робота]. Ризики: [будь-які проблеми].”
Калибрування тонів
Віддалене письмове спілкування може легко здатися занадто різким або занадто формальним. Декілька принципів:
- ** Будь прямою, але не тупою. ** « Це потрібно виправити » — це тупо. « Це потрібно виправити — ось що я пропоную » — це прямо і корисно.
- ** Використовуйте слова « будь ласка » і « дякую ». ** У асинхронних повідомленнях це сигнали поваги, а не слабкості.
- ** Підтвердження перед перенаправленням. ** « Хороша думка — і ось ще один аспект, який варто розглянути… » краще, ніж відразу протиречити.
- **Повідомте про ваші наміри. ** “Ми роздумуємо, але не приймаємо остаточного рішення…” або “Просто повідомте, що не потрібно робити нічого”
Практичні вправи
-
** Вправа з оновлення стану: ** Напишіть оновлення стану у 150 слів для вигаданого проекту у форматі Виконано / У процесі / Наступний / Ризики. Поділитися ним з колегою, щоб отримати відгук щодо ясності.
-
** Переписування асинхронного повідомлення: ** Взяти повідомлення, яке зазвичай є повідомленням про зустріч або довгим листом електронної пошти, і переписати його як структуроване асинхронне повідомлення Slack за допомогою елементів TL; DR, контексту і дії.
-
** Словник зустрічей у контексті: ** Перегляньте запис віддаленої зустрічі команди на YouTube (багато інженерних розмов і командних демонстрацій є публічними). Запитайся про кожну фразу, яку ти почуєш.
-
** Аудит тону: ** Знайти три письмових повідомлення, які ви надіслали за останній тиждень. Перегляньте їх на предмет ясності, контексту та відповідного тону. Переписати, щоб покращити.
Вправляйтеся зі словником з цієї статті з м’які навички та вправи з комунікації на Coders Lingo.
Програмування мови програмування: специфічний словник для не-національних розробників
Основні принципи чіткого і ефективного спілкування - стислість, точність і відповідний тон - залишаються незмінними незалежно від вашої рідної мови. Однак, професійна англійська часто використовує конкретні фрази і словниковий запас, що може бути особливо викликом для розробників, які в основному вивчають код документації або технічні підручники. Це не тільки про передачу * що *, але також * як *, демонструючи рівень професіоналізму, очікуваного в колективних середовищах розробки програмного забезпечення. Давайте поглянемо на деякі області, де лексика може значно поліпшити ваш вплив.
Однією з ключових областей є зворотній зв’язок, особливо в рамках перегляду коду. Просте “Це не працює” рідко допомагає. Замість цього, розгляньте фразу, наприклад, «Я стикаюся з проблемою з цією логікою; здається, що вона повертає неправильні результати, коли [конкретний сценарій]. Чи можемо ми дослідити альтернативні підходи до обробки цього крайового випадку?» або « Поточний варіант реалізації вводить потенційне в’ язичне місце продуктивності у [особливій функції]; можливо, ми зможемо дослідити використання [запропонованого методу] для оптимізації ». Зауважте використання таких термінів, як « логіка », « крайовий випадок » і « в’ язичне місце продуктивності » — ці терміни зазвичай використовуються у технічних обговореннях і свідчать про більш складне розуміння. Аналогічно, коли ви просите про зміни, уникайте нечітких заяв. Замість цього, сформулюйте * чому * ви запитуєте: “Чи можете ви переробити цей розділ, щоб поліпшити його читабельність? Поточний рівень гніздування ускладнює розуміння загального потоку.»
Нерозважливі розмови також вимагають обережного вимови. Хоча швидке спілкування є життєво важливим, короткість не рівнозначна ясності. Уникайте двозначних фраз на зразок « виправте це » або « це пошкоджено ». Замість цього, структуруйте ваші повідомлення з розумом: « Я виявив потенційну ваду у модулі розпізнавання, пов’ язану з [визначеним повідомленням про помилку]. Я зараз розслідую і оновлюю вас зі своїми висновками. “Це демонструє активне спілкування і надає контекст для інших. Крім того, вивчення фраз на кшталт «Чи можете ви поглянути на це?» (запит на допомогу) або «Дайте мені знати, якщо у вас є якісь запитання» (пропозиція підтримки) показує співпрацю і повагу до членів вашої команди.
Нарешті, важливо створити чіткі описи запитів на завантаження. Не просто перелічуйте зміни; поясніть * чому * вони були внесені. Хороший опис PR може бути таким: « Цей запит реалізує новий інтерфейс API профілю користувача, як це описано у документі проекту [посилання на документ]. Вона включає логіку перевірки і обробку помилок для звичайних сценаріїв, забезпечуючи цілісність даних під час оновлення. » Використання таких термінів, як « кінцева точка », « перевірка » і « цілісність даних » демонструє знайомство з найкращими практиками в галузі. Сфокусування на цих специфічних елементах словника не тільки покращить ваше письмове спілкування, але також сигналізує про глибше розуміння процесу розробки програмного забезпечення - ключовий відмінник у середовищі віддаленої роботи.